O trabalho remoto é uma das soluções encontradas pelas empresas portuguesas para responder à quarentena imposta no nosso país, devido à propagação do novo Coronavírus (COVID-19). Apesar da sensatez desta medida, há inquietações económicas e de produtividade que podem levar as equipas de gestão a hesitar.
Na IAMIN sempre trabalhámos remotamente. Faz parte da nossa filosofia.
Desde cedo percebemos que, para ter acesso a mais talento, maior produtividade e optimização de tempo, teríamos de desenvolver uma grande parte das nossas operações em trabalho remoto.
Principais vantagens do trabalho remoto
- Menos stress. Não é preciso sair de casa a correr nem esgotar energias no trânsito;
- Melhor controlo de refeições. Importante para quem segue planos alimentares;
- Menos distracções. Não temos aquele colega do lado sempre a interromper o nosso raciocínio ou a iniciar conversas sem interesse;
- Maior segurança. Estamos menos expostos a doenças ou, como o caso que vivemos, a uma epidemia, conseguindo estar na nossa “bolha”;
- Mais económico e, consecutivamente, mais ecológico. Não temos tantos gastos em deslocações e reduzimos a nossa pegada ecológica.
Na situação em que nos encontramos, sentimos que podemos partilhar a nossa visão e algumas dicas para que o trabalho remoto não signifique trabalhar menos (ou pior).
Existem ferramentas gratuitas e metodologias que qualquer PME pode implementar já hoje. Eis como é feita a gestão da organização na IAMIN.
Rotina, disciplina e foco
Esta é uma das dicas mais importantes. O trabalho remoto — em casa ou noutro local — precisa de auto-disciplina e da definição de uma rotina própria.
Numa postura profissional, estamos disponíveis para os nossos clientes no horário comum (9h-18h), mas podemos definir o nosso próprio horário de trabalho. Flexibilidade requer, sobretudo, disciplina. No nosso caso, estabelecemos to-do lists, deadlines e milestones específicos — diários, semanais e/ou mensais —, para que tenhamos uma ideia global do fluxo de trabalho.
É relevante separar a nossa vida pessoal da profissional.
Se usamos o telemóvel para ambos, silenciamos notificações (das redes sociais, por exemplo) quando temos de nos focar em determinada tarefa profissional. Pode também fazer sentido, quando partilhamos casa com outros familiares, pedir que respeitem o nosso horário de trabalho.
Trabalho remoto não é anti-social
Estamos à distância de um clique para clientes, parceiros e fornecedores. Definimos canais abertos por e-mail, telefone ou whatsapp durante as horas comuns de trabalho (9h-18h). Isto não quer dizer que não trabalhemos fora destas horas, mas temos uma taxa de resposta mais rápida dentro dela.
O trabalho remoto não reduz o espírito de equipa.
Reunir a equipa está à distância de um áudio no whatsapp, de um telefonema ou de um documento partilhado. A ausência física não significa distanciamento. Confiamos em cada colaborador e continuamos a discutir desafios, a esclarecer dúvidas ou a desabafar as situações do dia-a-dia.
Espaço de trabalho
Para alguns de nós faz sentido ter um setting específico em casa (uma divisão só para trabalhar para uma maior concentração e isolamento). Para outros, quando é possível sair de casa, este setting é uma mochila com os gagdets necessários para trabalhar em qualquer parte do mundo (café, biblioteca, cliente, cowork, entre outros.) Cabe a cada um encontrar o seu conforto.
Organização de equipas em trabalho remoto
Uma das grandes lacunas das empresas que optam pelo trabalho remoto é gerirem as operações apenas através do e-mail.
Torna-se importante ter um quadro, constantemente actualizado, para onde toda a equipa possa olhar e ter noção do estado dos projectos. Verificar a fase em que se encontram as tarefas de cada membro a equipa, bem como colaborar, contribuindo com comentários e inputs.
Para isso, usamos o Asana. Uma ferramenta que ao longo dos últimos anos evoluiu muito e está bastante acessível para qualquer pessoa conseguir usar. Permite configurar projectos de diferentes perspectivas, seja um brainstorm em quadro, um flow de to-do, doing e done ou um cronograma de projecto, e atribuir tarefas com deadlines a todos os envolvidos.
Usar calendários partilhados ajuda bastante na gestão de agenda.
O Google Calendar é um dos nossos principais amigos. Para encontrar gaps de agenda para reuniões com parceiros ou clientes usamos o Doodle.
Monitorizar o tempo
Temos de confessar que, algumas vezes, há reuniões que podiam ter sido e-mails. E acreditamos que também já pensou nisto alguma vez. ☺
Preocupamo-nos com o tempo que investimos em cada tarefa, projecto ou cliente, pois só assim conseguimos garantir a nossa produtividade.
Para termos uma noção deste investimento usamos a ferramenta Toggl. Existe um plano básico e gratuito até 5 trabalhadores com versão mobile, que também permite extrair reports e acompanhar os outros colaboradores.
Outras sugestões
- Áudios via whatsapp: quando se pretende explicar algo complexo, em que se perde muito tempo a escrever texto, gravamos mensagens de voz. Também acontece quando queremos comunicar uma mensagem urgente;
- Whatsapp web: a forma mais prática de trabalhar e comunicar sem intercalar, constantemente, entre computador e telemóvel. Como é óbvio, devemos silenciar os outros grupos que não acrescentam nada ao trabalho que temos em mãos, durante aquele período de tempo;
- Arquivo e partilha em cloud: um espaço onde seja possível partilhar arquivos com colegas ou clientes e fazer edição online. Google G-Suite é, sem dúvida, as melhor opção;
- Reunião de equipa: pelo menos, no fim ou no início da semana, fazer uma reunião de equipa para re-definir e monitorizar objectivos. As ferramentas Google Hangout, Skype ou Zoom costumam funcionar bastante bem;
- Design colaborativo: pequenas e simples edições de imagem ou fotografia podem ser realizadas colaborativamente no Canva;
- Segurança: quem trabalha e gere acessos de vários clientes precisa de um cuidado redobrado com a segurança. Utilizamos o Last Pass para armazenar com segurança passwords.
Segundo este estudo, o trabalho remoto contribui para a felicidade dos trabalhadores. E colaboradores felizes tornam o trabalho mais produtivo, não é novidade nenhuma. Um colaborador organizado e focado é mais feliz, pois ganha tempo para a gestão da sua vida pessoal.
Certamente que agora pensa… “Okay, percebi as vantagens do trabalho remoto mas isto é difícil de implementar!”
A IAMIN está à distância de um clique. Marque connosco uma videoconferência. Vamos conhecer as suas necessidades concretas e ajudar na implementação de todas as ferramentas necessárias para garantir a produtividade dos seus colaboradores que estão a trabalhar a partir de casa.
